Cum folosești ContractNest

Contracte și termene

Doar titlul este obligatoriu. Pentru termene, introduci data de final (la contractele cu reînnoire automată: finalul primei perioade), tipul de reînnoire și preavizul. ContractNest afișează ultima zi pentru denunțare și, la reînnoirile automate, data următoarei reînnoiri.

Reamintiri

Contractele noi primesc reamintiri recomandate: cu 90, 60, 30, 14, 7 și 1 zi înainte de final, de termenul de denunțare și de reînnoire, plus în ziua respectivă. Schimbi zilele și ora pentru fiecare regulă în fila Mementouri a contractului sau adaugi etape și date de expirare ale documentelor.

În aplicația desktop, reamintirile apar ca notificări Windows și în meniul clopoțel. ContractNest rămâne pornit în bara de sistem când închizi fereastra; îl închizi din bara de sistem dacă vrei să oprești reamintirile. În ContractNest Cloud și Server Edition, reamintirile sunt trimise și pe email, iar cele nerezolvate sunt escaladate la un manager.

Bani

Suma și frecvența facturării de pe contract sunt suficiente pentru rapoarte. Pentru modificări de tarif folosești Termene financiare: o condiție din aceeași serie înlocuiește tariful anterior de la data ei de început; o serie diferită adaugă o linie de plată separată. Sumele în alte monede au nevoie de un curs de schimb în Finanțe (se folosește cursul valabil la fiecare dată de plată). Un clic aduce cursurile zilnice BCE sau BNR.

Documente

Tragi fișierele în fila Documente a contractului sau folosești Adaugă fișiere. În aplicația desktop, fișierele sunt criptate pe disc cu o cheie păstrată în Windows Credential Manager.

Import

Mergi la Contracte, Import și alegi un fișier CSV sau Excel. Descarcă modelul ca să vezi coloanele așteptate. Rândurile cu erori sunt sărite și afișate; posibilele duplicate sunt semnalate. Nimic nu se salvează până nu confirmi, iar dacă salvarea eșuează, nu se salvează nimic.

Pentru un singur contract folosești importul inteligent: adaugi un PDF, o scanare, un fișier Word sau o fotografie și verifici câmpurile propuse. Fiecare propunere arată textul din care a fost preluată.

Copii de siguranță

Setări, Copii de siguranță și recuperare, Creează copie de siguranță scrie un singur fișier .zip cu baza de date și atașamentele criptate. Restaurarea înlocuiește datele curente și păstrează o copie a bazei de date anterioare în dosarul de date.

Licențiere

Perioada de probă durează 30 de zile. După cumpărare, activezi cheia în Setări, Licență și activare. Fișierul de licență este semnat de serverul nostru și legat de spațiul tău de lucru. Când este online, ContractNest îl verifică o dată pe zi. După expirare, aplicația trece în modul doar citire: poți deschide totul, descărca atașamentele și exporta datele. Reînnoiești din același ecran, fără reinstalare.

Folosești ContractNest pentru aceeași firmă pe alt calculator? Activezi aceeași cheie acolo și alegi „Utilizează spațiul de lucru licențiat pe acest dispozitiv” (utilizare rezonabilă: până la 25 de dispozitive). Datele nu se sincronizează între calculatoare; pentru un spațiu comun folosește ContractNest Cloud. Calculatoarele fără internet pot folosi activarea offline.

Cloud și echipe

Creează un cont ContractNest Cloud, adaugă firma și invită colegii pe email. Fiecare persoană primește un rol: Proprietar, Administrator, Editor sau Vizualizator. Autentificarea în doi pași și autentificarea unică (Microsoft Entra ID, Google Workspace sau orice furnizor OpenID Connect) pot fi activate de un administrator.

Cloud include 10 GB de spațiu pentru documente (2 GB în perioada de probă). Când ai nevoie de mai mult, poți comanda pachete suplimentare de stocare.

Server Edition

Server Edition rulează pe propriul server Windows sau Linux, cu Node.js 22 sau mai nou și o bază de date: PostgreSQL 13 sau mai nou (recomandat) ori SQLite, inclus. Un cont SMTP este opțional, pentru invitații, resetarea parolelor și emailuri de reamintire.

1. Dezarhivezi contractnest-server-<versiune>.zip, de exemplu în C:\ContractNest sau /opt/contractnest.
2. În acel dosar rulezi npm install --omit=dev și node cli.js gen-key.
3. Copiezi .env.example în .env, pui cheia generată în DATA_KEY (păstrează o copie într-un loc sigur: documentele sunt criptate cu ea) și setezi PUBLIC_URL și DATABASE_URL.
4. Verifici baza de date cu node cli.js check-db, apoi pornești serverul cu node server.js.
5. La prima pornire, jurnalul afișează un cod de configurare. Deschizi PUBLIC_URL în browser, introduci codul și creezi firma și primul proprietar.
6. Activezi licența Server Edition în secțiunea Licență din aplicație. O licență Standard nu este acceptată de Server Edition.

Documentele pot fi păstrate pe disc sau în orice stocare compatibilă S3. Sunt criptate cu DATA_KEY înainte să plece de pe server. Fă copii de siguranță pentru baza de date, documente și DATA_KEY.

Scurtături de tastatură

Lipsește ceva? Întreabă-ne și îl adăugăm aici.